Bent u geïnteresseerd in een leuke carrièreswitch, op zoek naar een andere baan of weet u nog niet precies wat u wilt gaan doen? Overweeg dan eens op een opleiding tot secretaresse te volgen. Een secretaresse voert routinematige secretariële en administratieve taken uit. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van concepten met betrekking tot correspondentie, het maken van afspraken, onderhouden en organiseren van papieren en elektronische bestanden en het aanleveren van informatie aan bezoekers en bellers. Een secretaresse kan werkzaam zijn in allerlei verschillende branches, van marketingbureau’s tot bouwbedrijven.
Takenpakket van een secretaresse
Een secretaresse houdt zich vooral bezig met de volgende werkzaamheden:
- Begroeten en correct doorsturen van bezoekers
- Beantwoorden van de telefoon, waar nodig berichten aannemen en vragen beantwoorden
- Verzorgen van correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, ingesproken berichten en handgeschreven exemplaren
- Afspraken maken en agenda’s bijhouden
- Achterhalen en archiveren van documenten, correspondentie, gegevens en rapporten
- Organiseert bijeenkomsten en maakt notulen
- Bestelt en onderhoudt kantoorartikelen en kantoorapparatuur
- Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten
- Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, zoals fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over de meest voorkomende informatieaanvragen
Secretaresse: iets voor jou?
Als secretaresse moet je netjes te werk kunnen gaan. Dit is namelijk erg belangrijk bij het opstellen van brieven of bij het uitwerken van notulen van een vergadering. Daarnaast heb je veel contact met klanten en collega’s, waardoor je sociaal en communicatief sterk moet zijn. Je neemt regelmatig de telefoon aan, verbindt je gesprekspartner correct door en handelt sommige vragen ook zelf af. Je ontvangt klanten en stuurt ze door naar de juiste persoon. Je organiseert regelmatig een bijeenkomst en je bereidt vergaderingen voor. Daar komt nogal wat bij kijken. Zo moet je een planning en deelnemerslijst maken. Je legt afspraken vast, regelt een vergaderzaal en verstuurt de uitnodigingen.