Dit artikel helpt u in de zoektocht naar een passend ERP systeem. De ervaring leert dat veel staalbouwbedrijven hiermee worstelen. Functioneert uw huidige software niet (meer) naar behoren en bent u op zoek naar een nieuwe oplossing? Vraagt u zich af of u moet kiezen voor een branche specifiek systeem of algemene ERP software? De onderstaande stappen en vragen helpen u bij het doorlopen van het selectietraject en het maken van de beste keuze. Uw ERP software is namelijk van grote invloed op uw organisatie…
1: Breng de processen binnen uw organisatie in kaart
Allereerst is het belangrijk dat de processen binnen uw organisatie in kaart worden gebracht. Hoe verlopen deze processen en op welke manier worden deze momenteel ondersteund door middel van software? Welke functionaliteiten zijn voor u belangrijk en welke zijn minder van belang? Kijk hierbij ook naar de toekomst. Gaat er in de toekomst wellicht iets veranderen waardoor er extra functies vereist zijn?
2: Hard eisen- en wensenlijst
De belangrijkste stap in de zoektocht naar nieuwe ERP software, is het opstellen van een lijst met harde eisen. Deze vloeit voort uit de analyse van uw bedrijfsprocessen. Zet deze harde eisen op papier zodat u er altijd naar terug kunt grijpen. Het is belangrijk dat u de harde eisen niet uit het oog verliest gedurende het selectieproces. Daarnaast adviseren wij u een lijst met wensen op te stellen. Ook deze lijst helpt u bij de keuze voor de juiste software. Welke functionaliteiten zijn niet vereist maar ziet u wel graag terugkomen in het systeem?
3: Welke softwarepakketten bestaan er?
Oriënteer u op de softwarepakketten die er bestaan. Welke aanbieders zijn er? Dit kunnen branche specifieke systemen zijn maar ook ERP pakketten die niet specifieke voor de staalbouw zijn ontwikkeld. Bekijk vanuit uw lijst met harde eisen welke aanbieders er in de race blijven. Houdt u er veel over? Neem dan ook uw wensenlijst bij de hand en selecteer verder door. Ons advies is om bij maximaal vijf aanbieders een demonstratie aan te vragen.
4: Demonstratie van de ERP software
Tijdens demonstraties kunt u de pakketten die aan uw harde eisen voldoen, beter leren kennen. Het is belangrijk het systeem altijd zelf uit te proberen. Soms kan dit door middel van een demo. Mocht dit niet kunnen, dan is het vaak mogelijk dat u het systeem probeert onder begeleiding van de aanbieder. Neemt u een businesscase bij de hand en doorloop alle stappen die normaliter aan de orde komen. Op deze manier krijgt u helder op uw netvlies hoe de ERP software uw bedrijfsprocessen gaat ondersteunen.
5: De daadwerkelijke keuze
Wanneer u de bovenstaande stappen heeft doorlopen, bent u aangekomen bij de daadwerkelijke keuze. Wellicht heeft u al een voorkeur ontwikkeld voor een bepaald systeem maar het is ook mogelijk dat u nog twijfelt. In het geval van twijfel kunnen onderstaande vragen u helpen bij het maken van een goede keuze.
1. Welke aanbieder voldoet aan de meeste door u opgestelde wensen?
2. Hoe zal het implementatietraject verlopen? Hoeveel tijd zal dit in beslag nemen en wat voor invloed heeft dit op uw organisatie? Blijft de continuïteit van uw organisatie gewaarborgd tijdens de implementatie?
3. Heeft de organisatie die de ERP software levert voldoende kennis om u te ondersteunen?
4. Hoe wordt het onderhoud en de ondersteuning geregeld?
5. Wat kost het softwarepakket en welke bijkomende kosten kunt u in de komende periode verwachten?
6. Is het systeem intuïtief bruikbaar voor uw medewerkers of is er scholing noodzakelijk? Hoe wordt deze scholing geregeld?
Wij hopen dat dit artikel u zal helpen bij het selecteren van de juiste ERP software en wensen u veel succes bij het doorlopen van het selectietraject.