Een evenement organiseren kost veel tijd. Waar moet je op letten als je een succesvol evenement of festival wilt organiseren. Hieronder staat een checklist die kan helpen om een goed event neer te zetten.
– bepaal de doelstelling
Zonder doel weet je niet voor wie je het event organiseert. Is het bijvoorbeeld een zakelijk evenement om geld in te zamelen? Of wil je een product promoten? Gaat het om een muziekfestival of een braderie? Als het doel bekend is dan kan je ook de doelgroep bepalen. Dit is een belangrijke stap zodat je het programma op de doelgroep kan afstemmen.
– evenementenbureau kiezen
Het is natuurlijk heel goed mogelijk om zelf een klein evenement te organiseren, maar zodra het allemaal groter wordt is het aan te raden hiervoor een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Er zijn verschillende soorten bureaus die allemaal hun eigen specialiteit hebben. Voorbeelden hiervan zijn breed geörienteerde ‘gewone’ organisatiebureaus maar je hebt ook evenementenbureaus die zich toeleggen op een specifieke discipline zoals bedrijfsuitjes.
– de locatie
De locatie van een evenement is een van de belangrijkste afwegingen. Een afgelegen loods is een slechte locatie voor een chique trouwfeest, maar je kan er wel een dance-event organiseren. De locatie moet altijd voldoen aan de eisen die je aan het feest of festival stelt. Gelukkig is de keuze in Nederland enorm. Eigenlijk is er voor elk evenement wel een geschikte locatie te vinden. Dit kan overigens ook een tijdelijke locatie zijn, bijvoorbeeld een grote tent. Soms is het ook leuk om het contrast op te zoeken. Een productlancering kan buiten maar ook binnen in een grote fabriekshal.
– leveranciers
Elk evenement heeft zijn eigen leveranciers. Van DJ’s tot ballonblazers en van decorateurs tot leveranciers van mobiele toiletten. Het is slim om vooraf te inventariseren welke leveranciers het meest in aanmerking komen. Als er honderden gasten komen en de locatie is buiten dan is het verstandig om bijvoorbeeld een leverancier van mobiele wc’s te kiezen die hierin is gespecialiseerd. Hier kan je vaak een toiletwagen huren of andere toiletten zoals dixi’s en plaszuilen die zonder aansluiting op de riolering kunnen functioneren.