Wanneer je op zoekt bent naar een evenementenlocatie en je wilt deze dus op locatie organiseren dan moet je aan een boel dingen denken. Het hele idee bij het organiseren van een evenement of vergadering op locatie is dat je duidelijke afspraken maakt met de locatie en de evenementen organisator. Welke afspraken je maakt heeft een grote invloed op je uiteindelijke evenement en het succes daarvan. Daarnaast zorgen goede afspraken dat je uiteindelijk niet voor vervelende onverwachtse kosten komt te staan en dat zorgt er weer voor dat je een stuk fijner uiteinde van je evenement of vergadering kunt krijgen.
Maak afspraken over uitloop
Iets wat ik het meest fout zie gaan is het maken van goede afspraken over uitloop. Een locatie voor een congres, evenement of een feestlocatie huur je altijd voor een dagdeel. Je kunt een locatie vaak huren voor 4, 8 of 12 uur. Dan is het natuurlijk wel belangrijk dat je ervoor zorgt dat je evenement of feest binnen deze uren valt. Dat is lang niet altijd even makkelijk, zorg er daarom voor dat je duidelijke afspraken maakt over eventuele uitloop. Uitloop is namelijk helemaal niet erg, maar een extra rekening door deze uitloop wel. Wanneer je uitloop verwacht, maar je evenementenlocatie wil dit niet voor zijn rekening nemen, kies dan een andere uit, of maak duidelijke afspraken over de extra kosten.
Beeld en geluid
Wanneer je een evenement gaat organiseren, dan is het wel handig om duidelijke afspraken te maken met betrekking tot beeld en geluid. Zeker wanneer je extra wensen hebt. Een beetje evenementenlocatie heeft een boel beeld en geluid in huis, maar vast niet voldoende wanneer je een enorm evenement wilt neerzetten. Vraag dus bij de locatie naar keuze uit wat ze op voorraad hebben en waar je extra voor moet betalen of wat je mogelijk zelf mag meenemen.
Afspraken zijn key
Als je iets moet meenemen aan kennis uit deze blog dan is het wel dat afspraken absoluut van groot belang zijn. Zeker wanneer je niet voor onverwachtse kosten en/of verassingen wilt komen te staan. Vergeet daarnaast niet om plezier te maken!