Vaak vergissen mensen zich als het aankomt op administratie voor een zzp’er. Ook zzp’ers moeten namelijk hun administratie bijhouden. Administratie is eigenlijk alle gegevens van je onderneming die je op papier of elektronisch vastlegt. Het is dus erg belangrijk dat je dit goed bijhoudt. Mocht dit je niet liggen kun je er ook voor kiezen om je administratie uit te besteden. Als je je administratie op een juiste manier doet of laat doen krijg je een goed beeld van wat er allemaal in je onderneming gebeurt en wanneer het tijd is voor belangrijke beslissingen.
De belastingdienst
De belastingdienst wil je aangiften zo compleet mogelijk en deze willen ze het liefst ook zo snel mogelijk controleren. Indien je administratie niet binnen een bepaalt termijn valt te controleren kan dit vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst heeft dan de mogelijkheid om de omzet en winst van je onderneming vast te stellen en de daarover verschuldigde belasting te bereken, dit kun je dus voorkomen door alles op een juiste manier en op tijd te doen. Nog een probleem van een onjuiste administratie is dat je geen aanspraak meer maakt op voordelige regelingen zoals een kleine ondernemingsregeling, daarom moet je administratie aan de juiste eisen voldoen.
Eisen aan je administratie
Administratie is voor zzp’ers vaak geen hobby maar toch kan je er niet omheen. Aan een juiste administratie zitten eisen, dit zijn de minimale vereiste aan je administratie; kassa-administratie en kassabonnen, financiële aantekeningen, controleberekeningen, ontvangen facturen, bankafschriften, agenda’s, contracten en overeenkomsten en correspondentie. Dit is natuurlijk nog maar het minimale. De belastingdienst geeft je wel de mogelijkheid om je administratie zo in te richten dat het bij je past.
Bewaartermijn van je administratie
Iedere ondernemer is het verplicht om de administratie voor zo’n 7 jaar te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Zelfs als je gegevens digitaal te vinden zijn dan moet je deze alsnog 7 jaar bewaren. De gegevens van onroerende zaken moeten zelfs 10 jaar bewaard worden. Met de belastingdienst kan je onder andere afspraken maken over het feit of je de gegevens elektronisch of op papier bewaart en het detailniveau, dit is of je bijvoorbeeld met dagstaten of telstroken van je kassa werkt. Soms is het toegestaan dat je de bestanden en andere gegevens op een andere vorm bewaart. De belastingdienst noemt dit ook wel conversie, toch zitten hier enkele voorwaarden aan verbonden. Voorwaarden die hieraan verbonden zijn dat je alle gegevens moet overzetten, je moet de gegevens ook inhoudelijk overzetten, je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager het hele bewaartermijn beschikbaar is en je zorgt dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kunnen worden uitgevoerd.