Het organiseren van een congres

Wilt u graag een congres organiseren? Dan gaat hier vaak veel tijd en moeite in zitten. Denk aan het uitnodigen van sprekers, het creëren van een programma, het regelen van een een inspirerende congreslocatie zoals Orpheus en het uitnodigen van de gasten.

Omdat het organiseren van een congres vaak niet zo gemakkelijk is, vindt u hier een aantal handige tips.

De bezoekers

Het is belangrijk dat u een goede inschatting maakt van het aantal bezoekers. Echter kan dit erg lastig zijn. Om u een indicatie te geven: over het algemeen komt ongeveer 50% van de genodigden ook daadwerkelijk naar het evenement. Als u dit wilt dat er ongeveer 500 bezoekers komen, moet u ongeveer 1000 uitnodigingen sturen. Het is wel belangrijk om in het achterhoofd te houden dat het aantal bezoekers bij een gratis congres vaak hoger is dan het aantal bezoekers bij een betaald congres.

Daarnaast wilt u ook graag het juiste publiek trekken. Wat is het doel van het congres? Mensen informeren of motiveren? Zaken doen? Naamsbekendheid?

Het is dus belangrijk te beginnen met een analyse van de doelstelling en de doelgroep van het congres.

Budgetbepaling

Door vooraf het budget te bepalen zorg je ervoor dat het doel vooraf bepaald is, en dus niet uit ogen verloren wordt. Stel een persoon aan die het budget in de gaten houdt en de knoop doorhakt bij een aanpassing aan het budget.

Nu is het van tevoren waarschijnlijk niet de bedoeling om het budget te overschrijden. Daarom is het aangeraden om een post ‘onvoorzien’ van ongeveer 10% over het totaalbedrag te maken bij de begroting.

Datum en locatie

De datum van het congres kan het aantal bezoekers sterk beïnvloeden. Houdt dus rekening met vakanties en vrij dagen. Daarnaast moet je rekening houden met feestdagen en grote sportevenementen zoals het WK en de Tour de France. De datum van het evenement moet niet samenvallen met één van deze grote en druk bekeken evenementen.

Over het algemeen zit je op een doorsnee dinsdag, woensdag en donderdag goed. Maandag is minder goed voor een zakelijk evenement, maar juist wel goed voor detaillisten. Vrijdag is afhankelijk van de doelgroep.

Waar moet je op letten bij de locatie? Bij de bepaling van de locatie spelen veel factoren een rol. Is de locatie goed bereikbaar met het OV? Past de omgeving bij uw congres? Is er voldoende ruimte en is er een catering aanwezig? Allerlei belangrijke zaken bij de keuze van de locatie.

Nazorg

Is het congres succes afgerond? Dan bent u nog niet klaar. Stuur nog even een bedankbrief, stel een evaluatierapport op en stel een persbericht op dat u kunt insturen naar de media. Zo bereid u zich goed voor op de volgende editie!

Het organiseren van een congres
Rate this post